Перетворення QuickBooks Online на комп’ютер для успіху бізнесу

Інструмент міграції в продукті є чудовим ресурсом для полегшення переходу для ваших клієнтів. Однак ускладнення можуть і виникнуть.

Виконання ретельної перевірки є запорукою успішного перетворення. Переглядайте такі звіти, як баланси, звіти про прибутки та збитки, пробні баланси, а також списки клієнтів і постачальників, щоб переконатися, що дані перенесено належним чином на дату міграції.

Перетворення на QuickBooks Online

QuickBooks Online — це хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку. Зазвичай він використовується невеликими підприємствами, які цінують доступність, легкий доступ до даних із будь-якого пристрою та інтеграцію з іншими програмами сторонніх розробників.

Ви повинні зареєструвати обліковий запис QuickBooks Online, щоб почати. Ви можете зробити це, відвідавши їхній веб-сайт і натиснувши кнопку «Почати». Вам потрібно буде вказати назву компанії, пароль, електронну адресу та дату народження.

Після реєстрації ви можете завантажити файл компанії зі свого робочого столу. Для цього вам потрібно ввійти як адміністратор файлу компанії та вибрати «експорт до QuickBooks Online».

Під час процесу міграції деяка інформація залишиться незмінною. Наприклад, якщо ви відстежуєте запаси, ви повинні налаштувати цю функцію. Вам також потрібно буде підтвердити свою податкову інформацію в меню «Налаштування». Потім вам потрібно буде порівняти звіти, як-от баланс, постачальників і кредиторську заборгованість, а також звіт про податкові зобов’язання з продажів, щоб переконатися, що всі ваші дані перенесено правильно.

Початок роботи

Перш ніж почати конвертувати QuickBooks онлайн у настільний комп’ютер, необхідно створити резервну копію даних QuickBooks Desktop і QBO. Цей крок забезпечить доступ до ваших фінансових даних, якщо щось піде не так під час міграції.

Також корисно запустити платіжну відомість і оновити будь-які реквізити банківського рахунку, які могли змінитися з моменту останнього узгодження у файлі QuickBooks Desktop. Це допоможе запобігти будь-яким проблемам із термінами виплат протягом перехідного періоду.

Перед початком міграції ще один крок, який слід зробити, – це переглянути свій інвентар і переконатися, що типи елементів збігаються. Залежно від ваших елементів, вам може знадобитися призначити інший тип деталей під час процесу відображення.

Елементи списку (план рахунків, продукти та послуги, клієнти та постачальники) можна експортувати з QBO та імпортувати у файл QuickBooks Desktop. Ці списки можна експортувати як файл IIF або CSV.

Навчання

QuickBooks Online розміщено в хмарі, що робить його доступним будь-де на будь-якому пристрої. Він також пропонує низку функцій безпеки для захисту ваших даних, наприклад Synder, який гарантує, що жодна неавторизована особа не зможе отримати доступ до вашої облікової інформації.

Для настільної версії програмне забезпечення потрібно інсталювати локально на одному комп’ютері. Якщо цей комп’ютер буде втрачено або викрадено, це становить більший ризик для ваших даних. Крім того, програмне забезпечення для робочого столу лише автоматично оновлюється та може застаріти або викликати проблеми сумісності з новими операційними системами.

Зрештою, рішення про перехід на QBO має ґрунтуватися на ваших унікальних бізнес-потребах. Наприклад, компанії, що надають послуги, яким не потрібно відстежувати товарний запас, можуть віддати перевагу гнучкості QBO. Незалежно від вашої причини, цей покроковий посібник допоможе вам розпочати плавний перехід до QuickBooks Online. З деякими вказівками та терпінням ви зможете успішно імпортувати свої дані без будь-яких значних проблем.

Управління даними

Є кілька проблем, які можуть виникнути під час процесу перетворення. Наприклад, план рахунків може відрізнятися між QuickBooks Desktop і QBO, що може призвести до невідповідності звітів. Зазвичай це легко виправити, але планування та тестування процедури перед імпортом даних є важливими.

Іншою проблемою є час, необхідний для перетворення даних. На це може вплинути розмір файлу компанії та його складність. Процес може тривати кілька годин.

Зрештою, кожен власник бізнесу сам вирішує, чи переваги QuickBooks Online переважають будь-які їхні занепокоєння. Хоча це зручний спосіб управління фінансами, для деяких підприємств можуть бути кращі варіанти. Наприклад, ті, кому потрібні розширені можливості інвентаризації, можуть віддати перевагу настільній версії. Подібним чином ті, кого хвилюють проблеми безпеки, можуть уникати хмарного рішення.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як використовувати рішення безпеки мережі для успіху бізнесу