Преобразование QuickBooks Online в настольную версию для успеха бизнеса

Инструмент миграции в продукте — отличный ресурс для облегчения плавного перехода для ваших клиентов. Однако могут возникнуть и возникают сложности.

Проведение тщательной проверки является ключом к успешному преобразованию. Просмотрите отчеты, такие как балансы, отчеты о прибылях и убытках, пробные балансы и списки клиентов и поставщиков, чтобы убедиться, что данные были перенесены так, как ожидалось, на дату миграции.

Конвертация в QuickBooks Online

QuickBooks Online — это облачное решение для бухгалтерского учета. Обычно его используют небольшие компании, которые ценят доступность, легкий доступ к данным с любого устройства и интеграцию с другими сторонними приложениями.

Чтобы начать, вам необходимо зарегистрироваться в QuickBooks Online. Это можно сделать, посетив их веб-сайт и нажав кнопку «Начать». Вам нужно будет указать название компании, пароль, адрес электронной почты и дату рождения.

После регистрации вы можете загрузить файл компании с вашего рабочего стола. Для этого вам необходимо войти в систему как администратор файла компании и выбрать «экспорт в QuickBooks Online».

В процессе миграции некоторая информация останется прежней. Например, если вы отслеживаете инвентарь, вам необходимо настроить эту функцию. Вам также потребуется подтвердить налоговую информацию в меню «Настройки». Затем вам потребуется сравнить отчеты, такие как баланс, поставщики и кредиторская задолженность, а также отчет об обязательствах по налогу с продаж, чтобы убедиться, что все ваши данные были перенесены правильно.

Начиная

Прежде чем начать конвертировать quickbooks online в desktop, необходимо сделать резервную копию данных QuickBooks Desktop и QBO. Этот шаг гарантирует, что вы по-прежнему сможете получить доступ к своим финансовым данным, если что-то пойдет не так во время миграции.

Также хорошо запустить вашу платежную ведомость и обновить любые банковские реквизиты, которые могли измениться с момента последней сверки в вашем файле QuickBooks Desktop. Это поможет предотвратить любые проблемы со сроками платежей в течение переходного периода.

Перед началом миграции еще один шаг, который следует выполнить, — это просмотреть ваш инвентарь и подтвердить, что типы элементов совпадают. В зависимости от ваших элементов вам может потребоваться назначить другой тип детализации во время процесса сопоставления.

Элементы списка (план счетов, продукты и услуги, клиенты и поставщики) можно экспортировать из QBO и импортировать в файл QuickBooks Desktop. Эти списки можно экспортировать как файл IIF или CSV.

Обучение

QuickBooks Online размещен в облаке, что делает его доступным в любом месте на любом устройстве. Он также предлагает ряд функций безопасности для защиты ваших данных, таких как Synder, который гарантирует, что ни одно несанкционированное лицо не сможет получить доступ к вашей учетной информации.

Настольная версия требует установки программного обеспечения локально на одном компьютере. Если этот компьютер потерян или украден, это представляет большую опасность для ваших данных. Кроме того, программное обеспечение для настольных компьютеров обновляется только автоматически и может устареть или вызвать проблемы совместимости с новыми операционными системами.

В конечном счете, решение о переходе на QBO должно основываться на уникальных потребностях вашего бизнеса. Например, компании, работающие в сфере услуг, которым не нужно отслеживать товарные запасы, могут предпочесть гибкость QBO. Независимо от причины, это пошаговое руководство поможет вам начать плавный переход на QuickBooks Online. С некоторыми рекомендациями и терпением вы сможете успешно импортировать свои данные без каких-либо существенных проблем, возникающих по ходу дела.

Управление данными

В процессе конвертации может возникнуть несколько проблем. Например, план счетов может отличаться в QuickBooks Desktop и QBO, что может привести к несоответствию отчетов. Обычно это легко исправить, но планирование и тестирование процедуры перед импортом данных имеют важное значение.

Еще одна проблема — время, необходимое для преобразования данных. На это может повлиять размер файла компании и его сложность. Процесс может занять несколько часов.

В конечном счете, каждый владелец бизнеса должен сам решить, перевешивают ли преимущества QuickBooks Online любые его опасения. Хотя это удобный способ управления финансами, для некоторых предприятий могут быть и лучшие варианты. Например, те, кому нужны более продвинутые возможности инвентаризации, могут предпочесть настольную версию. Аналогично, те, кто обеспокоен проблемами безопасности, могут захотеть избежать облачного решения.

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ: Как использовать решения сетевой безопасности для успеха бизнеса